Der 360° Feedback Prozess

1. Einleitung
2. Wie es funktioniert
3. Inhaltsfokus
4. Feedback Quellen
5. Architektur und Planungsanforderungen
6. Berichtwesen
7. Schritt für Schritt Planung
8. Administration
9. Frequently asked Questions
10. Kosten

Ziel: Wie nimmt die Führungskraft sich selbst wahr? Wie wird die Führungskraft von anderen wahrgenommen? Das Selbstbild und das Fremdbild.

Führungskräfte benötigen ein differenziertes Feedback von verschiedenen Gruppen, mit denen sie interagieren. Nur so können sie ihre persönlichen Kompetenzen weiterentwickeln. Die Erkenntnisse aus diesem holistischen Bild kann jedem helfen, sein Potential voll auszuschöpfen. Die meisten Führungskräfte sind laut umfassenden Umfragen der Uni Bochum und dem Magazin Fokus äußerst dankbar dafür.

Wir haben Stärken, deren wir uns nicht bewusst sind, und manche von uns nehmen an, eine bestimmte Stärke zu haben, die aber von anderen nicht gesehen wird. Ein 360-Grad-Feedback oder Multi-Rater-Feedback betrachtet den jeweiligen Feedbacknehmer ganzheitlich und identifiziert seine Stärken und Schwächen.
360-Grad-Profile geben einen guten Einblick in die Komplexität der Verhaltensweisen und zeigen die Entwicklungspotentiale der Führungskraft auf.

Sie verdeutlichen das Verhalten der Führungskraft in Arbeits- und Stresssituationen und den Unterschied zwischen dem selbst wahrgenommenen Rollenverhalten und dem beruflichen Rollenverhalten aus der Sicht anderer Personen. Sie zeigen auf, welche potentiellen Stärken und welche Konfliktgefahren vorhanden sind. Das Profil befähigt die Person, sich höhere Ziele für die Weiterentwicklung zu setzen, von denen sowohl die persönliche Karriere als auch das Unternehmen profitieren.

Es geht im Besonderen darum, eine Person mit Informationen über ihre Kompetenzen, ihre Einstellungen, ihre Leistung, ihr Verhalten und die Wirkung, die sie in der Interaktion mit anderen hat, auszustatten. All das aus verschiedensten Perspektiven. Sowohl Vorgesetzte und Kollegen auf gleicher Hierarchieebene (Peers) als auch untergeordnete Mitarbeiter beurteilen die Zielperson. Diese "Rundumsicht" wird noch durch eine Selbsteinschätzung der jeweiligen Führungskraft ergänzt und in manchen Fällen fließen auch Kundenbeurteilungen mit ein. In der Analyse werden dann die Ergebnisse gegenübergestellt und bieten so die ideale Grundlage für die Ableitung von individuellen Handlungsempfehlungen.

Wir nutzen das MGPE-Multi Rater Survey Tool. Es ist ein System, das ohne größeren Programmieraufwand an die spezifischen Anforderungen und den Bedarf der Kunden angepasst werden kann. Auch das Branding der Kunden kann übernommen werden.

Es handelt sich um ein flexibles und kundenspezifisch anpassbares Feedback-System, das in der Lage ist, Multi Rater-Assessments durchzuführen, aus denen direkt online Entwicklungspläne und Handlungsempfehlungen abgeleitet werden können.

Jedes beliebige Kompetenzprofil kann eingearbeitet werden. Die Bewertungsskala und die Form der Bewertung (Tick Box, Schieberegler) sind ebenfalls variabel.

Diese externe Internet-Plattform bietet ein Prozessmanagement ohne firmeninternen Aufwand und ist mittels E-Mail-Link und Passwort für alle Beteiligten jederzeit und von überall zugänglich. Ob direkter Mitarbeiter, Vorgesetzter, Kollege, Kunde oder sonstige Stake Holder - alle potentiellen Feedbackgeber können unkompliziert teilnehmen und wählen, ob sie anonym bleiben oder nicht.

Mit Hilfe des Systems können immer wieder, z.B. jährlich, Befragungen durchgeführt und die Ergebnisse verglichen werden. So lässt sich der Entwicklungsprozess jeder Person zwischen den Befragungszeiträumen evaluieren. Werden Feedbackbefragungen häufiger durchgeführt, können aus den Daten empirische Benchmark-Profile entwickelt werden, die auch individuell definiert zur Verfügung stehen.

Wie wir vorgehen

Wir machen als erstes eine gründliche Bedarfsanalyse. Ausgehend von den Zielen des Befragungsprozesses entwickeln wir die Befragungsinhalte und stellen sicher, dass die Befragungsinhalte wissenschaftlich fundiert sind und valide Ergebnisse liefern. Wir kümmern uns um die organisatorischen Voraussetzungen, berücksichtigen die Kommunikations- und Führungskultur des Unternehmens und Datenschutzanforderungen, treffen Absprachen mit dem Betriebsrat und passen den Feedback-Fragebogen entsprechend an.

Der Erfolg des Projekts hängt maßgeblich auch von einer klaren Kommunikation und rechtzeitigem Handeln beider Seiten ab. Wir entwickeln die zielgerichteten Kommunikationsmaßnahmen und sorgen damit für die Akzeptanz des Befragungsprozesses bei allen teilnehmenden Feedbackgebern.

Damit haben wir eine umfassende Konzeption für die inhaltliche, technische und methodische Umsetzung inklusive Zeitplanung mit konkreten Meilensteinen.

Wir schließen mit einem Bericht ab, in dem die Ergebnisse zusammengefasst werden. Er ist leicht verständlich ist und bietet der Führungskraft den maximalen Nutzen.

Der Bericht liefert wertvolle Einsichten und Anhaltspunkte, was die Person gut macht, was sie optimieren/verbessern sollte und was es auf jeden Fall zu stoppen gilt - sowie die jeweiligen Begründungen. Der Bericht ist so konzipiert, dass er den beteiligten Feedbacknehmern hilft, ihre Stärken und ihre Entwicklungspotentiale zu erkennen und einen Plan für die weitere Entwicklung zu erarbeiten.

Es folgt danach eine persönliche SWOT-Analyse sowie bei Bedarf die Erstellung eines persönlichen Entwicklungsplans.

1. Planung des Feedbackprozesses, Umfangs und Durchlaufzeiten mit der Personalabteilung
2. Abstimmung des Feedback-Fragebogens mit der Personalabteilung
3. Festlegung der zu untersuchenden Verhaltensweisen und Fähigkeiten - Fragenschwerpunkte
4. Festlegung der Häufigkeit und Frequenz des Befragungsprozesses (1/2-jährlich, jährlich oder zwischen Trainingsmodulen)
5. Bewertungskriterien und Bewertungsskala klären und festlegen
6. Handhabung klären und festlegen
7. Abstimmung über die Auswahl der Personen, die beurteilt werden sollen
8. Abstimmung mit der Personalabteilung über die Auswahl der Feedbackquellen und Anzahl der Personen, die das Feedback geben sollen
9. Abstimmen, wer für die Auswahl der Feedbackgeber die Verantwortung hat (Personalabteilung/Feedbacknehmer selbst)
10. Kommunikation an alle beteiligten Feedbacknehmer (Führungskräfte) über Zweck und Ziel des Feedback-Prozesses - Zustimmung abholen
11. Engagement und Bereitschaft von allen Beteiligten inkl. Betriebsrat und Führungsgremium
12. Kommunikation an alle beteiligten Feedbackgeber über Zweck und Ziel des Feedback-Prozesses (evtl. Kommunikationsveranstaltungen organisieren und durchführen und falls weiterer Klärungsbedarf benötigt wird, Einzelgespräche mit Feedbackgeber suchen
13. Die Kommunikation wird wie folgt gehandhabt:
    a. Die Texte für die E-Mail-Anschreiben (Einladungen, Erinnerungsschreiben     und Berichtslinks) werden im System hinterlegt.
    b. Passwort Zuordnung wird verschlüsselt im System hinterlegt zwecks     Anonymität
    c. Verlieren Feedbackgeber ihre Einladung zum Feedback oder vergessen sie     ihren persönlichen Zugangscode, kann mit zwei Klicks eine neue E-Mail     bzw. ein neuer Zugangscode zugestellt werden
    d. Zugangslink, Passwort und Handhabungshinweise an die
        Feedbacknehmer (Selbstbewertung) zusenden
    e. Zugangslink, Passwort und Handhabungshinweise an die Feedbackgeber
       (Fremdbewerter) zusenden (bei Papierversion läuft die Zusendung über die    firmenüblichen internen Mitteilungswege) f. Evtl. Erinnerungsschreiben nach    Ablauf der festgelegten Fristen
14. Sammlung und Koordinierung der ausgefüllten Fragebögen
15. Feedback zusammenfassen und Feedbackbericht erstellen
16. Zusendung des Feedbackberichts an den Feedbacknehmer.
17. Termin für ein Feedbackgespräch vereinbaren sowie Art und Form des Gespräches (telefonisch/vor Ort)
18. Individuelles Report Feedback durchführen
19. Nach Genehmigung des Feedbacknehmers Kommunikation mit der Personalabteilung usw. suchen
    

Das MGPE Assessment-Team stellt die administrativen Ressourcen für die Koordination des gesamten Ablaufs rund um die Fragebögen und Berichte (vom Aufsetzen der Fragebögen über den Versand der Einladungen mit Rücklaufkontrolle und Erinnerungen bis hin zur Erstellung der Berichte), sowohl in der Online-, als auch in der Papierform.

Wir können Ihnen darüber hinaus sehr kurzfristig weiteren umfassenden administrativen Support zur Verfügung stellen, damit Ihre Ressourcen bei Bedarf nicht belastet werden.

Insbesondere im Hinblick auf eventuell unterschiedliche Berufssparten, Arbeitsformen (z.B. Schichtarbeit) und sonstige Anforderungen wäre für die Feedbacknehmer und -geber eine zentrale Kontaktperson hilfreich.

Diese sollte als Ansprechpartner für alle Themen rund um das Ausfüllen der Fragebögen fungieren. Hier können wir im Bedarfsfall auch einen Mitarbeiter des Unternehmens entsprechend schulen.

• F: Ist das Feedback-System flexibel und kundenspezifisch anpassbar?
• A: Jedes beliebige Kompetenzprofil kann eingearbeitet oder unser generisches Modell genutzt werden. Auch die Bewertungsskala ist beliebig und nach Bedarf anpassbar.

• F: Sind individuelle Fragebogen möglich?
• A: Der Kunde nutzt seinen eigenen Fragebogen, der auf die Unternehmensziele und Philosophie zugeschnitten werden kann. Der Fragebogen erscheint dann im Kunden-Design.

• F: Ist der Feedback-Prozess vertraulich?
• A: Das System enthält Schutzvorrichtungen, um beispielsweise die Identifizierung der Befragten zu verhindern. Die Daten, die in Feedback-Berichten für alle Beteiligten auftauchen, werden nur zusammengefasst dargestellt und können nicht mehr zugeordnet werden. Üblicherweise bleibt das Rating für beurteilte Personen nur für sie selbst und die/den direkte/n Vorgesetzte/n sichtbar.

• F: Ist der Anzahl und Art der Fremdbewerterrollen frei wählbar?
• A: Selbstbewertung, Vorgesetzter, nächsthöherer Vorgesetzter, Mitarbeiter, Kollegen, interne Kunden/Partner sowie externe Kunden/Partner stehen zur Verfügung (siehe 4. Feedback Quellen)

• F: wie ist es mit den Anonymisierungsregeln?
• A: Das System gewährleistet Anonymität und einmaliges Ausfüllen pro Teilnehmer. Für jede Rolle kann eine minimale Anzahl an Feedbacks definiert werden, die für eine separate Rollenauswertung notwendig ist. Wird eine Grenze nicht erreicht (z.B. drei Mitarbeiter), wird die Rolle nicht separat ausgewertet. Die Feedbacks werden dann in den aggregierten Fremdbewertungen angezeigt

• F: Wie wird die Kommunikation gehandhabt?
• A: Die Texte für die E-Mail-Anschreiben (Einladungen, Reminder und Berichtslinks) werden zielgruppengerecht (für Selbst- und Fremdbewerter) im System hinterlegt.

• F: Was passiert sollten Feedbackgeber ihre Einladung zum Feedback verlieren oder wenn sie ihren persönlichen Zugangscode vergessen?
• A: Das System sieht umfassende Steuerungsmöglichkeiten in der laufenden 360° Beurteilung vor. Verlieren Feedbackgeber ihre Einladung zum Feedback oder vergessen sie ihren persönlichen Zugangscode, kann mit zwei Klicks eine neue E-Mail bzw. ein neuer Zugangscode zugestellt werden.

• F: Ist der Ablauf benutzerfreundlich?
• A: Alle Beteiligten werden Schritt für Schritt durch den Prozess geleitet.

• F: Gibt es die Möglichkeit, die Befragung in Papierform durchzuführen?
• A: Ja; aufgrund des zusätzlichen Verwaltungsaufwandes fallen hier jedoch weitere Gebühren an.

• F: Wie lange dauert es, einen Fragebogen online auszufüllen?
• A: Ein Fragebogen/Assessment mit rund 80 Fragen kann in etwa 20 Minuten online ausgefüllt werden.

• F: Muss der gesamte Fragebogen am Stück ausgefühlt werden?
• A: Nein, nach jedem Abschnitt kann der Status gespeichert, die Bearbeitung unterbrochen und zu einem späteren Zeitpunkt fortgeführt werden. Sie erhalten hier vom System ein Passwort, das nur von Ihnen wieder abgerufen werden kann.

• F: Ist der Feedback-Bericht leicht zu verstehen?
• A: Die Darstellung des Feedback-Berichts ist selbsterklärend. Dennoch empfehlen wir, ihn mit einem MGPE-Coach bzw. Berater durchzugehen. Der Bericht soll Ihnen helfen, Ihre Stärken und Ihre Entwicklungspotentiale zu erkennen und einen Plan für die weitere Entwicklung zu erarbeiten.

• F: Können Antworten in Textform eingebaut werden?
• A: Das System bietet nach jedem Abschnitt des Fragebogens die Möglichkeit für Anmerkungen und Erläuterungen.

• F: Wen können wir bei auftretenden Problemen anrufen?
• A: Unser Kunden-Support beantwortet gern alle Fragen per Telefon oder E-Mail während der üblichen Geschäftszeiten.

• F: Kann der komplette Online-Prozess von mindglobal Personalentwicklung übernommen werden?
• A: Ja.

• F: Kann ein firmenspezifisches Profil im Assessment übernommen werden?
• A: Ja.

• F: Wie ist die genaue Vorgehensweise?
• A: Das Projekt wird mit Ihnen abgesprochen. E-Mails und Einladungen werden über Sie oder uns verschickt, je nach Absprache. Der Projektfortschritt wird an die Verantwortlichen berichtet und säumige Teilnehmer werden erinnert. Anschließend werden die Feedbackberichte erstellt und an die benannten Personen bzw. Verantwortlichen verschickt.

• F: Kann das Multi-Rater-Feedback als Einzelmaßnahme durchgeführt werden?
• A: Das Multi-Rater-Feedback kann für sich genommen Motivation erzeugen und Bereiche für Entwicklung eruieren, es gibt den Beurteilten aber vielleicht noch nicht den entscheidenden Anreiz zur Änderung von Verhaltensweisen. Falls Ihre Zielsetzung ein produktiveres Arbeitsumfeld ist, sollten sich an die - Befragung Coaching- und oder Trainingsmaßnahmen anschließen, um den größtmöglichen Nutzen aus der Befragung zu ziehen.

• F: Können Personen aus Familienkreisen sich daran beteiligen und Feedback geben?
• A: Ja, da wir für die Erfassung von Feedback eine Internet Plattform verwenden.

• F: Ist es sinnvoll, Familienmitglieder, Freunde usw. einzubeziehen?
• A: Ja, auf jeden Fall, da sie aufgrund ihrer Nähe zum Feedbacknehmer wertvolles und ehrliches Feedback geben können.

• F: Wer eignet sich am besten als beurteilende Personen?
• A: Die Führungsfähigkeiten eines Vorgesetzten können seine direkten Mitarbeiter am besten beurteilen. Auch Kollegen-Feedback ist sehr hilfreich. Wertvolles Feedback liefern ebenfalls der Vorgesetzte des Stelleninhabers oder höherrangige Führungskräfte, mit denen er regelmäßig Kontakt hat. Darüber hinaus können Kunden, Lieferanten (externe und interne) und andere Interessensvertreter (Stakeholder) eine nützliche Rolle im Feedback-Prozess spielen.

• F: Welche technischen Voraussetzungen benötigen Sie?
• A: Die Online-Version der Assessments läuft auf allen gängigen Browserversionen. Je nach Browser oder System kann es Unterschiede bei der Darstellung geben.